説明力が欠如する人の10の特徴：見逃してはいけないポイント

説明力は、情報を効果的に伝える上で不可欠なスキルです。しかし、説明が下手な人には特有の特徴があります。彼らの説明はしばしば詳細が欠けたり、論理的な流れが見られなかったりします。具体的な例や適切な言葉の選択がなされず、聞き手の理解度を考慮せずに話が進むこともあります。さらに、重要なポイントが強調されないことや、質問への適切な回答ができないこともあります。話が散漫になったり、コミュニケーションのフィードバックを受け入れないことも、彼らの特徴の一つです。そして、彼らは自己評価が乏しい傾向があります。これらの特徴を理解することは、効果的なコミュニケーションを築く上で重要です。

1.説明が下手な人の特徴

説明が下手な人の特徴を挙げることは、改善できる点を指摘することで、自己成長の機会を提供できます。決して説明が下手な人を否定する意図はありません。

1-1.詳細情報が欠けている

このような事象が発生すると、コミュニケーションやプロジェクトの進行に混乱が生じる可能性があります。詳細が欠けていることは、理解を困難にし、予期せぬ問題が発生するリスクを高めます。

• コミュニケーションの不足：情報の提供者が重要なポイントや背景情報を見落としたり、意識せずに情報を省略する場合があります。
• 意図的な情報の非開示：情報の提供者が特定の情報を隠すことで、コントロールを保とうとする場合があります。

1-2.論理的な流れが欠けている

論理的な流れが欠けているという事象は、コミュニケーションの理解と効果を妨げる可能性があります。これは、情報の整理や伝達の際に、順序や関連性が不明確であることを指します。

• 情報の整理不足: 伝えたい情報が整理されておらず、それぞれのポイントが明確に伝わっていない可能性があります。
• 論理的な構造の不在: 話の流れが論理的な順序や結びつきに欠けていることが、理解しにくさの原因となっています。
• 聴衆のニーズとの乖離: 聴衆の背景や関心事を考慮せずに情報を伝えることが、彼らが内容を理解するのを難しくしています。

1-3.具体的な例が不足している

この問題は、コミュニケーションや説明のクオリティに直接影響します。具体的な例が不足していると、読者や聞き手は抽象的な概念を理解しにくくなります。このような事象が発生する理由はいくつか考えられます。

• 発信者が抽象的な概念を自分にとっては明確だと思っているために、具体的な例を省略してしまう場合があります。しかし、受け手の視点からすると、それが明確ではない場合があります。
• 時間やスペースの制約から、具体的な例を提供することが難しい場合もあります。しかし、これはコンテンツの理解を深めるためには欠かせない要素です。

1-4.言葉の選び方が不適切

言葉の選び方が不適切な事象は、コミュニケーションにおける重要な問題です。誤解を生じる可能性がある表現や適切でない専門用語の使用は、プロフェッショナリズムを欠いた印象を与え、信頼性を損なう可能性があります。

• 言葉の選び方が不適切です。適切な表現や専門用語が使用されず、誤解を招く可能性があります。
• 不適切な言葉選びは、メッセージの意図を正しく伝える障害となります。
• 適切な専門用語の欠如は、プロフェッショナルなイメージを損ない、信頼性を低下させる可能性があります。
• 誤解を生じる表現は、コミュニケーションの効果を減少させ、プロジェクトや関係の進行に悪影響を及ぼす可能性があります。

1-5.聞き手の理解度を考慮せず話す

話し手が聞き手の理解度を考慮していない場合、コミュニケーションの効果が低下し、誤解や混乱を招く可能性があります。これは、話す相手の知識や興味を無視して、説明内容を伝えることに焦点を当てることが原因です。例えば、専門用語や複雑な概念を用いて説明することで、聞き手が理解できない可能性があります。

話し手が自分の視点や知識に固執し、相手の立場や理解度を考慮しないことです。また、時間の制約やコミュニケーションの目的に焦点を当てすぎることも、この問題を引き起こす可能性があります。

1-6.重要なポイントを強調しない

この事象はコミュニケーションや情報伝達において一般的な問題です。重要な情報やポイントが適切に強調されないと、聞き手が本質を見逃し、意思決定や行動計画に影響を及ぼす可能性があります。以下はこの問題の理由と対策です：

• 情報の過剰： 情報が多すぎる場合、重要なポイントが埋もれてしまいがちです。これにより、聞き手が重要な情報を見逃す可能性が高まります。
• 伝達の不明確さ： 情報を伝える際に、明確で具体的な言葉を使用しない場合、ポイントが十分に強調されない可能性があります。言葉の選択は重要です。
• コミュニケーションの不足： 適切なコミュニケーションが行われない場合、双方向の情報交換が十分に行われず、重要なポイントが見逃されることがあります。

1-7.質問に対する適切な回答ができない

このような事象が発生する原因はさまざまですが、主な要因としては次のようなものが挙げられます。

• 情報不足: 回答者が質問に対する知識や情報が不足している場合、質問に適切に答えることが難しくなります。これは、質問が専門的なトピックに関するものである場合や、十分な背景情報が提供されていない場合に特に起こりやすいです。
• コミュニケーションの不備: 回答者が質問を理解していない、または質問が不明瞭である場合に、回答が適切でなくなることがあります。コミュニケーションの不備は、言語の壁、文化的な違い、またはコミュニケーションスキルの不足から生じる可能性があります。
• 関心や意図の不一致: 回答者が質問の真意や目的を理解しておらず、自身の興味や意図に基づいて話を進めてしまうことがあります。これは、回答者と質問者の間で期待や関心が一致しない場合に生じる問題です。

1-8.話が散漫になる

話が散漫になることは、コミュニケーションや会議の効率性を損なう可能性があります。これは、話題が本題から逸れ、議論や決定が遅れる原因となります。また、参加者の集中力や関心を失わせることで、生産性が低下する恐れもあります。

• 議題の定義不足：会議や対話の目的や議題が不明瞭な場合、参加者が本題から逸れやすくなります。
• 参加者の関心の欠如：参加者が議題に興味を持たない場合、別の話題に流れやすくなります。
• モデレーターの不在：適切なファシリテーションやモデレーションが行われない場合、話が散漫になりやすくなります。

1-9.コミュニケーションのフィードバックを受け入れない

コミュニケーションのフィードバックを受け入れない状況は、組織や個人の成長を阻害し、効果的なチームワークを妨げる可能性があります。

• エゴの問題: 個人的な誇りやエゴが、他者からの意見を受け入れる障害となる場合があります。この場合、人々は自分たちの考えやアプローチに固執し、他者の視点を無視する傾向があります。
• 安定の欲求: 不確実性や変化への抵抗が、フィードバックを拒否する理由になることがあります。変化を受け入れることは、不確実性やリスクを伴うため、安定を求める人々にとっては不安定な状況に見えるかもしれません。
• 過度の自信: 過度に自信があり、自分たちの方法が最善であると信じている場合、他者からのフィードバックを軽視することがあります。このような自信過剰は、改善の機会を見逃す原因となります。

1-10.自己評価が乏しい

自己評価が乏しい状況は、自己成長や職場での成功に影響を与える可能性があります。

• 自己認識の欠如: 個人は自分の能力や価値を過小評価している可能性があります。これは、過去の成功やポジティブなフィードバックを見過ごすことによって起こることがあります。
• 比較と競争: 他者と比較して自己評価を行うことが多い場合、自己評価が低くなる傾向があります。他者の成功に焦点を当てることで、自らの成果を過小評価してしまうことがあります。
• 恐れや不安: 失敗や批判の恐れから、自分の能力を過小評価することがあります。これは、自己肯定感が低いときに特に顕著です。

2.説明が上手くなるための対策

2-1.説明が下手な人の特徴

• 明確なコミュニケーションポリシーの策定： プロジェクトやチーム内でのコミュニケーションに関する明確なポリシーを設定し、情報の提供者に詳細な情報を提供するように促します。
• 定期的なフィードバックループの確立： 情報の受け手からのフィードバックを促し、不足している情報や明確化が必要な領域を特定します。
• 適切な質問の奨励： チームメンバーや関係者に対して適切な質問を奨励し、情報の明確化や補完を促します。
• 透明性と信頼の醸成： 情報の提供者に対して、透明性と信頼を醸成することで、重要な情報の共有を促します。

2-2.論理的な情報発信を身に付ける

• 明確な構造化: まずは、伝えたい情報を整理し、論理的な構造を作ります。それぞれのポイントを明確にし、関連性を示すことで、聞き手が内容を追いやすくなります。
• 引き出しを活用: 情報を伝える際には、引用や具体例、比喩などを活用して、抽象的な概念を具体化しましょう。これにより、聴衆が内容をより理解しやすくなります。
• 聴衆の関心に合わせる: 聴衆の背景や関心事を考慮して、情報を調整しましょう。彼らが理解しやすいように、専門用語の使用を最小限に抑え、具体的な例を挙げるなど、理解しやすい形式で伝えることが大切です。

2-3.論理的な情報発信を身に付ける

• 例を増やす: 抽象的な概念を説明する際には、異なる文脈や状況に関連付けられた具体例を提供することが重要です。これにより、読者や聞き手が理解しやすくなります。
• フィードバックを求める: コンテンツを作成する前に、他の人に見せてフィードバックを求めることで、具体的な例が不足していないか確認できます。異なる視点からのフィードバックは、不足している部分を特定するのに役立ちます。
• シンプルな言葉を使用する: 抽象的な概念を説明する際には、できるだけシンプルで理解しやすい言葉を使用することが重要です。具体的な例を提供する際も、わかりやすい言葉を使うことで、理解が容易になります。
• 視覚的な手法を活用する: 例えば、グラフや図を使用して抽象的な概念を視覚化することで、理解を助けることができます。これにより、読者や聞き手がより具体的なイメージを持ちやすくなります。

2-4.不適切な言葉選びを解消する方法

• コミュニケーションスキルの向上: チームメンバーやクライアントとのコミュニケーションスキルを向上させるために、トレーニングやワークショップを実施します。適切な表現や専門用語の使用方法を学び、実践する機会を提供します。
• チェックリストの使用: コミュニケーションの前に、言葉の選び方に関するチェックリストを作成して使用します。このチェックリストには、適切な表現や専門用語の使用に関するガイドラインが含まれます。
• フィードバックの受け入れ: チームメンバーやクライアントからのフィードバックを積極的に受け入れ、改善に活かします。適切な言葉の選び方に関する指摘や提案を真剣に考慮し、実践します。
• 専門家の助言: 専門家や業界のリーダーから助言を求め、適切な表現や専門用語の使用方法に関する指導を受けます。このような助言は、コミュニケーションの品質向上に役立ちます。

2-5.聞き手の理解度を常に意識して話す

• 聞き手の理解度を認識する：話し手は、相手の知識や興味を確認するために質問をし、フィードバックを受けることが重要です。これにより、適切な説明やアプローチを選択することができます。
• 言葉を選ぶ：専門用語や複雑な言葉を避け、わかりやすく簡潔な表現を使うように心がけましょう。具体的な例や比喩を用いて説明することで、理解を助けることができます。
• アクティブリスニング：聞き手の反応や質問に注意を払い、その場で説明を調整することが重要です。相手の理解度に合わせて、説明内容やペースを調整しましょう。
• フィードバックを受け入れる：聞き手からのフィードバックを受け入れ、改善点を把握することが大切です。適切な修正を加えることで、今後のコミュニケーションの質を向上させることができます。

2-6.要約と強調を意識する

• 要約と強調： 重要なポイントを明確にし、要約することで、聞き手が主要な情報を見逃さないようにします。ポイントを強調するために、視覚的手段（ボールド、カラー、リストなど）を活用すると効果的です。
• 明確な言葉の使用： 混乱を避けるために、言葉選びに注意してください。専門用語や曖昧な言葉ではなく、具体的で理解しやすい言葉を使用します。
• 双方向のコミュニケーション： コミュニケーションは双方向であるべきです。聞き手からのフィードバックを受け入れ、質問や疑問に対して適切に対応します。
• 訓練と意識の向上： チーム全体に情報伝達の重要性を訓練し、意識を高めることが重要です。効果的なコミュニケーションの手法やツールを学び、実践します。

2-7.聞き手の疑問点を理解し質問に答える

• 明確な質問の理解: 回答者は質問を正確に理解し、必要な情報や背景を確認することが重要です。質問が不明瞭な場合は、質問者に追加の情報を求めることが有益です。
• 主題からの逸脱を避ける: 回答者は質問に焦点を当て、話題から逸脱しないように注意する必要があります。必要に応じて、自身の話題を適切な質問に戻すよう努めることが重要です。
• コミュニケーションスキルの向上: 回答者はコミュニケーションスキルを向上させ、質問者との間で効果的なコミュニケーションを確立する努力をすることが重要です。質問者の意図や関心を理解し、それに応じた回答を提供することが求められます。
• トレーニングとフィードバック: 回答者は継続的なトレーニングやフィードバックを受けることで、質問に適切に対応するスキルを向上させることができます。模擬的な質問セッションやロールプレイを通じて、適切な回答の提供方法を学ぶことが有益です。

2-8.発信情報の内容を明確にする

• 議題の明確化：会議や対話前に、明確な議題を設定し、参加者に事前に共有します。目的と期待される結果を明確にすることで、話が本題から逸れる可能性を減らします。
• 時間管理：会議や対話において、時間管理を徹底します。各議題に適切な時間枠を設定し、議題からの逸脱を防ぐためにファシリテーターが適切に議題にフォーカスします。
• 参加者の関与を促す：参加者が積極的に関与し、興味を持つようにするために、各参加者の意見や考えを積極的に求めることが重要です。議題に関連する質問を定期的に行い、参加者の関与を促します。
• ファシリテーションの強化：会議や対話において、適切なファシリテーションやモデレーションを行うことが重要です。ファシリテーターは議題を適切に誘導し、参加者が本題に集中できるようにサポートします。

2-9.指摘や助言を受け入れて改善する

• オープンなコミュニケーション環境の構築: フィードバックを受け入れる文化を育成するために、組織全体でオープンで寛容な雰囲気を醸成します。人々が自由に意見を交換し、アイデアを共有できるような環境を整えます。
• フィードバックの重要性を強調する: チームや組織のリーダーシップは、フィードバックが成長と改善のために不可欠であることを徹底的に強調します。他者からの意見や批判を歓迎し、それを受け入れる姿勢を示します。
• 共感と理解の促進: フィードバックを受ける側が、他者の視点や感情を理解し、共感することが重要です。他者の立場からのフィードバックを受け入れるために、自己の視点から一歩離れ、客観的に見るよう努めます。
• 肯定的なフィードバック文化の促進: フィードバックは否定的なものだけでなく、肯定的なものも含まれるべきです。組織内での成果や良い点を称賛する文化を育成することで、フィードバックを受け入れる意欲を高めることができます。

2-10.ポジティブな言葉遣いを意識する

• フィードバックを積極的に求める: 上司や同僚からのフィードバックを積極的に求め、自分の強みや改善すべき点を理解することが重要です。このフィードバックを元に、自己評価を客観的に行うことができます。
• 目標設定と振り返り: 自分の目標を設定し、定期的に振り返りを行うことで、自己評価を行う材料を提供します。達成した目標や成果を認識することで、自己評価が向上します。
• 肯定的な言語を使う: 自分に対して肯定的な言葉を使うことで、自己評価を向上させることができます。自分の成功や強みを認識し、それを積極的に強調することが重要です。
• 自己肯定感の向上: 自己肯定感を高めるために、自己受容と自己成長のバランスを取ることが重要です。失敗や課題を受け入れつつ、それらを克服するための努力を継続して行うことが大切です。