石垣市DX課のファクス誤送信、個人情報漏洩トラブルが2カ月連続発生。対策と教訓を解説

石垣市のDX課が2カ月連続でファクス誤送信。記者懇談会の事務連絡文書を八重山記者クラブに送信。以前にも個人情報が記載されたリストを誤送信しており、今回も確認不足が原因。今後の徹底を約束。

https://news.yahoo.co.jp/articles/8c20e370f9930880d8fc87263072f2ed4c405ae9

現状ではファクス送信の確認不足による情報漏洩のリスクがあるが、今後は確認プロセスの強化により情報漏洩の可能性を低減。

可視化思考の活用

• 時系列グラフ: ファクス誤送信の繰り返しや個人情報の誤送信を含む過去の出来事を時系列グラフで表現することで、問題の頻度や傾向を可視化できます。これにより、問題の根本原因や改善策の優先順位を理解しやすくなります。
• ネットワーク図: 記者懇談会の事務連絡文書の誤送信先や以前の個人情報誤送信の関連部署など、関係性を示すネットワーク図を作成することで、問題の影響範囲や関与する要素を視覚的に明示できます。これにより、問題の拡大を防ぐための対策や適切なコミュニケーションの改善が容易になります。

可視化思考を通じて問題のパターンや関係性を理解することで、石垣市のDX課は誤送信の原因を特定し、再発防止策を講じるための的確な手段を見つけることができるでしょう。

教訓

• 確認プロセスの重要性: この事件は確認不足が原因で起きたものであり、ファクス送信の際には情報の正確性を確認するプロセスが必要です。
• 情報セキュリティの強化: 個人情報などの機密情報を含む文書は、適切な暗号化やアクセス制御を施すことでセキュリティを確保する必要があります。
• トレーニングと意識啓発: 職員に対してファクス送信や情報共有の際の適切な手順をトレーニングし、情報漏洩のリスクについての意識を高める必要があります。
• 技術的なサポート: ファクス送信などのプロセスにおいて、誤送信を防ぐための自動化や二重チェックの技術的なサポートを導入することが考えられます。
• 監査と改善: 類似のトラブルを未然に防ぐために、定期的な監査と改善活動を行い、過去の問題から学びながらシステムを強化していくべきです。